[Article mis à jour – Initialement publié le 17 juillet 2020]
Le sujet de la qualité documentaire est souvent pris à la légère dans les entreprises. Or, si une bonne gestion documentaire ne vous fera pas gagner des millions d’euros, une mauvaise gestion pourra vous en faire perdre…
Nous allons voir quels sont les points importants d’une bonne gestion documentaire au travers d’un outil de gestion de contenu d’entreprise (ou Enterprise Content Management, ECM, en anglais). Cet outil, c’est SharePoint Online. Il est inclus dans la suite Office 365 utilisée par énormément d’entreprises dans le monde pour la collaboration et le travail d’équipe.
Dans un second temps, nous verrons dans quels cas il est plus opportun d’utiliser l’outil Teams Microsoft plutôt que SharePoint pour la gestion documentaire.
Sommaire :
- La gestion des versions de vos documents dans Office 365
- Le partage documentaire dans Sharepoint
- La recherche d’informations
- Office 365 : choisir Teams ou SharePoint ?
- Gérer son contenu documentaire avec Teams
- Gérer sa documentation à l’aide de Sharepoint
- En conclusion : Alors, Teams ou Sharepoint ?
- Formations Office 365 (Sharepoint, Teams…) et ateliers
1. La gestion des versions de vos documents dans Office 365
Selon moi, le risque n°1 dans la qualité documentaire, c’est une mauvaise gestion des versions.
Qui n’a jamais vu sur son espace documentaire d’entreprise des fichiers numérotés « _V1 », « _V2 », « _temp »?
Cet usage pose plusieurs questions. En effet, il y a autant de fichiers que de versions. Que fait-on des fichiers inutiles lorsque le travail sur le document est terminé ? Et surtout, quelle version du document est la bonne si quelqu’un oublie de numéroter sa version ou se trompe dans la syntaxe ?
Cela pose plusieurs problématiques :
- Le stockage d’abord, car on va multiplier les documents et donc par conséquent accroître l’espace disque nécessaire.
- La conformité ensuite, si le document a une valeur contractuelle ou a besoin d’être diffusé : une erreur de version peut entrainer des problèmes voire des défauts, des réclamations, des contentieux.
- La productivité enfin si l’on a besoin de vérifier sans cesse qui a la bonne version ou de fusionner les remarques des uns et des autres
Office 365, au travers de ses outils de gestion documentaire (OneDrive, SharePoint) permet de gérer ‘nativement’ les versions. À chaque fois qu’un utilisateur enregistre un fichier dans son espace documentaire, une nouvelle version est créée. Mais avec Office 365, une nouvelle version ne signifie pas un autre fichier : le fichier de référence, unique, est mis à jour et les versions antérieures sont enregistrées sous forme de lien ; et il est possible à tout moment de revenir à une version antérieure si besoin.
2. Le partage documentaire dans Sharepoint
Le risque n°2 est fortement lié à la gestion des versions. Il s’agit du partage documentaire.
En effet, on peut très bien avoir une très bonne gestion documentaire via un outil d’ECM et tout gâcher lors du partage. Prenons un exemple : votre équipe travaille sur un document et crée une dizaine de versions. Un membre d’une autre équipe doit amender le document, vous lui envoyez le document en pièce-jointe d’un e-mail. En faisant cela, vous avez créé une autre version du document d’origine mais surtout un nouveau document indépendant du premier (la référence) et vous perdez le fil de vos versions, pour vous et pour les autres. Et en plus, vous abimez la planète en dupliquant des documents pour rien (les datacenters consomment de l’énergie) 🌍
Pour répondre à ce problème, SharePoint permet plusieurs choses. Tout d’abord, vous devez donner accès au fichier au destinataire, sur votre espace. C’est possible même pour des utilisateurs externes à votre entreprise. Ensuite, si vous voulez que la personne travaille sur le même fichier que vous, vous devez partager un lien vers ce fichier et non plus une copie du fichier. C’est également possible avec SharePoint. Le moyen de diffusion du lien vers ce fichier de référence (par e-mail, chat) est secondaire car il n’influera pas sur votre document de référence. Votre qualité documentaire sera préservée.
3. La recherche d’informations
Un autre élément indissociable de la qualité documentaire est la rapidité de recherche d’information. Une bonne stratégie de gestion de versions et de partage contribue à cette efficacité mais ce n’est pas suffisant. Il faut d’une part un découpage cohérent des espaces et d’autre part une exploitation des moyens techniques de recherche.
Concernant le découpage, l’idée est d’arriver à trouver un compromis. Pas trop de documents par espace pour ne pas être noyé sous l’information mais pas trop d’espaces non plus. Cette subtilité est souvent assez complexe à appréhender. En utilisant une approche plus mathématique, on peut utiliser la racine carrée pour effectuer la répartition. Par exemple, si vous avez 10 000 documents, la répartition peut se faire avec 100 espaces de 100 documents. Attention, il s’agit d’une approximation et pas d’une vérité absolue. Un autre levier important dans le découpage est la gestion des accès. Les documents de travail d’une équipe ne doivent pas être visibles par une autre pour la soulager d’efforts de recherche autant que de confidentialité. Cela permet de guider dans la réflexion sur le découpage.
Moteur de recherche et métadonnées
Concernant les moyens de recherche, Office 365 met à disposition 2 éléments qu’il faut avoir en tête.
Tout d’abord, le moteur de recherche qui permet à partir de mots-clés de rechercher dans les noms de documents, mais aussi dans les personnes ayant agi sur un document et surtout dans le contenu des documents Office 365 et PDF.
Le deuxième élément permettant d’avoir une recherche efficace, est d’apposer des métadonnées sur les documents. Ces métadonnées sont des « tags » que l’on va apposer sur un document (qui ne modifieront pas son contenu) et qui permettront de filtrer dessus. Par exemple, on peut avoir une métadonnée « Type de document » qui aura la valeur « Devis », « Bon de commande », « Contrat » etc… Et l’utilisateur pourra filtrer dans son affichage sur le type de document qu’il souhaite afficher. Mieux, il pourra rechercher avec le moteur de recherche sur les types de documents souhaités. Ces éléments participent à une rapidité optimale dans la recherche d’informations.
Pour aller plus loin : Explorateur Windows, Mode offline, Co-édition
Il existe d’autres éléments dans Office 365 qui permettent d’avoir une meilleure expérience de la gestion documentaire. En voici une liste non exhaustive :
- Synchronisation avec l’explorateur Windows : Beaucoup d’utilisateurs ont l’habitude de manipuler les documents via leur explorateur Windows (comme avec un partage réseau par exemple). Il est possible de synchroniser des espaces SharePoint dans l’explorateur Windows. Attention avec cette pratique, il est important de maitriser l’iconographie de la synchronisation. Enfin, cela permet de modifier les documents sans avoir accès à internet. Les mises à jour sont publiées dès que l’accès internet est de nouveau opérationnel.
- Coédition : C’est une fonctionnalité que j’adore et que je montre souvent à mes clients. L’idée c’est de pouvoir travailler à plusieurs sur un document (Office seulement), et de voir en temps réel les modifications effectuées par les autres utilisateurs.
4. Office 365 : choisir Teams ou SharePoint ?
En cette période de crise sanitaire du COVID 19, l’utilisation de Teams a explosé. L’outil permet entre autres d’échanger par chat, de faire des visioconférences, ou encore de gérer des équipes via le module du même nom.
Dans son module « Equipes », Teams s’appuie sur SharePoint pour gérer ses documents. Prenons un exemple pour illustrer cela. Je crée une équipe Teams privée que je nomme « IT » avec 3 canaux « Général », « Montpellier » et « Lyon ». Quand je crée mon équipe, automatiquement un groupe Office 365 privé est créé, et par conséquent un site d’équipe SharePoint avec les mêmes personnes que celles définies dans l’équipe Teams.
En réalité la relation entre Teams et SharePoint est encore plus forte que cela. Les documents que je pense stocker dans mon équipe Teams sont en réalité stockés dans SharePoint. Teams n’est « qu’une interface », l’outil qui stocke tout est SharePoint. Pour l’équipe que j’ai créée, je vais donc avoir un site d’équipe SharePoint appelé IT. Dans la bibliothèque « Documents », je vais retrouver mes 3 canaux Teams (« Général », « Montpellier » et « Lyon ») sous forme de répertoires. Pour faire une métaphore, on peut comparer cette situation à une voiture, Teams serait la carrosserie, la partie visible de la voiture, et SharePoint serait le moteur, sans qui la voiture ne pourrait pas avancer.
On peut donc travailler sur le même contenu à la fois dans Teams et dans SharePoint. Mais alors quel outil utiliser ? Je vais vous expliquer les cas où vous devez privilégier l’un plutôt que l’autre.
5. Gérer son contenu documentaire avec Teams
Teams a de sacrés arguments à faire valoir. L’outil est un bureau de travail virtuel où l’on va à la fois pouvoir :
- Chatter avec vos collaborateurs et vos clients
- Participer à des réunions audio ou vidéo
- Collaborer sur du contenu (documentaire entre autres) en temps réel
Tout cela de manière fluide ! De mon ressenti, l’utilisation de la gestion documentaire par le biais de Teams est hyper efficace. On a l’impression d’être dans un explorateur de fichiers local.
Teams possède également un système de mentions qui permet de notifier facilement des utilisateurs qu’un contenu est ajouté ou mis à jour. Je trouve cette fonctionnalité très intéressante car elle permet d’éviter les emails inutiles. On n’est que trop souvent esclave de notre messagerie.
Les systèmes d’onglets et de connecteurs permettent également d’ajouter de la valeur à vos équipes. Cela permet d’intégrer des applicatifs externes comme des outils de gestion de tâches (Planner, Trello), de prise de notes (OneNote), de ticketing (Jira), de reporting (Power BI).
Si vous souhaitez découvrir quelques trucs et astuces sur Teams, lisez cet article (@mention, Trello, Outlook, mode multi-fenêtre).
6. Gérer sa documentation à l’aide de Sharepoint
Cependant, lorsque l’on veut avoir une pratique documentaire un peu plus avancée, on arrive vite aux limites de Teams. Je vous donne quelques exemples parmi les plus parlants.
#Exemple 1 : suppression par erreur d’un fichier dans Teams
Je gère des fichiers dans un canal Teams et je supprime un de ces fichiers par erreur. Impossible de récupérer ce fichier directement depuis Teams. Pas de panique cependant, il existe une corbeille qui stocke ce fichier pendant 30 jours. Cette corbeille est accessible depuis le site SharePoint associé à l’équipe. NB : le problème est le même si je veux accéder à une version antérieure d’un fichier.
#Exemple 2 : Les droits dans Teams
Autre exemple plus problématique, je veux donner un accès en lecture seule aux documents de mon équipe à certains utilisateurs. Teams ne gère que 2 niveaux d’accès : « propriétaire » (qui a contrôle total sur l’équipe) et « membre » (qui peut ajouter, modifier, supprimer uniquement du contenu). Je ne parle pas du niveau « invité » qui est assez similaire au « membre ». SharePoint permet une granularité des droits plus fine et permet de gérer par exemple cet accès en lecture seule.
#Exemple 3 : Ajouter de la valeur à sa recherche
Le dernier exemple concerne l’ajout de métadonnées. Pour ajouter de la valeur, par exemple pour optimiser la recherche, il peut être intéressant d’ajouter des métadonnées aux documents. Cela peut être le typage de ces documents (« Devis », « Facture », etc…), la définition d’une date d’échéance, la définition d’une personne validant le document. L’ajout de métadonnées est un mécanisme standard de SharePoint et est impossible dans Teams.
On peut également opposer quelques éléments négatifs à SharePoint :
- L’interface en mode Web n’est pas idéale pour gérer les documents de manière fluide.
- Il faut un certain temps de customisation pour avoir un site « présentable ».
Dernier point, on peut imaginer pour une équipe donnée une utilisation hybride de Teams et de SharePoint. Attention, cependant à l’adoption, le fait de basculer d’un outil à l’autre offre en général une mauvaise expérience utilisateur.
7. En conclusion : Alors, Teams ou Sharepoint ?
En synthèse, quel outil utiliser ?
Si vous avez besoin de gérer votre contenu de manière simple, alors il vaut mieux passer par Teams qui est facile à prendre en main.
Si vous avez besoin de fonctionnalités un peu plus avancées comme l’apposition de métadonnées ou des accès en lecture seule alors il vaut mieux basculer sur SharePoint.
8. Formations Office 365 (Sharepoint, Teams…) et ateliers
Avoir tous ces éléments en tête est une chose. Cependant, si l’on veut que la qualité documentaire soit au rendez-vous, il faut que ces bonnes pratiques soient diffusées dans l’entreprise. Cela peut se faire par le biais de formations sur Office 365 par exemple, ou encore par des ateliers de construction d’espaces documentaires avec des utilisateurs référents (key users) qui vont propager ensuite les bonnes pratiques au sein des équipes.
Pour conclure, avoir une bonne gouvernance de gestion documentaire n’est ni aisé ni superflu. Cela permet de réaliser des gains de qualité et de productivité très importants, visibles et appréciables par tous assez rapidement.
N’hésitez pas à vous faire accompagner par des sociétés spécialisées sur le sujet.
