Excel, un outil de reporting omniprésent
Excel est incontestablement l’outil de reporting le plus utilisé dans les entreprises, notamment au sein des directions métier. Et cela, qu’un outil décisionnel (Qlikview/Tableau/Power BI…) soit présent ou non au sein de la direction IT. Les directions métier ont, historiquement, toujours extrait et manipulé des données. Celles-ci peuvent être issues de différentes bases internes ou externes, voire même directement des outils décisionnels en place, afin de construire un reporting personnalisé.
L’outil dispose en effet de fonctionnalités décisionnelles dont l’utilisateur se contente souvent, non sans avoir été frustré au préalable par certaines limites de l’outil. D’ailleurs, quand on discute avec certains d’entre eux et qu’ils font le parallèle avec les outils décisionnels (existants chez eux ou du marché) qu’ils connaissent, il n’y a pas photo, l’outil décisionnel est un cran au-dessus en termes de reporting.
Bien sûr, dans cet article, les capacités d’Excel ne sauraient être remises en cause. Elles sont presque infinies dès lors que l’on acquiert une expertise sur l’outil mais il reste avant tout un tableur, de grande qualité certes, mais un tableur tout de même.
De multiples limites en termes de reporting
Les limites sont en effet multiples en termes de reporting et peuvent différer en fonction des interlocuteurs.
« Une gestion de la volumétrie douloureuse »
Un responsable pricing, maître dans l’utilisation d’Excel, me rapportait par exemple qu’il rencontrait très souvent des problèmes de performance. Ses fichiers « moulinent » en effet régulièrement en raison de la volumétrie ou de complexes macros. Dans le pire des cas son fichier « plante et se ferme ».
« Des capacités d’analyse limitées ou compliquées à exploiter »
De son côté, un responsable des ventes m’indiquait qu’il n’arrivait pas à créer d’interactions entre ses graphiques d’un même tableau de bord.
Par ailleurs, les utilisateurs moins avertis sont confrontés à des difficultés dans la conception des rapports qu’ils jugent complexe et lourde. Un chargé de produits me confiait par exemple que la simple création d’un histogramme n’était pas toujours simple. Dès lors qu’il souhaite afficher plusieurs indicateurs et/ou plusieurs dimensions, Excel n’est plus intuitif. Cela génère souvent des pertes de temps dont il se passerait volontiers.
Ses analyses sont par ailleurs limitées. Il n’a, par exemple, pas la possibilité de creuser la donnée en partant d’une analyse macro et en redescendant, de manière simple, dans la hiérarchie (Famille de produit, sous famille, produit).
Réaliser un classement de valeurs dans un histogramme pour déterminer les agences qui vendent le mieux ou ses produits les plus performants est également fastidieux. Pour chaque graphique, il doit ordonner sa source de données…
Ces difficultés ne sont que des exemples de problèmes soulevés. Elles ont le mérite de mettre en lumière les limites d’Excel dans le domaine du décisionnel.
“Construire et mettre à jour les rapports au détriment de l’analyse”
En termes de temps dédié à l’activité de reporting, le constat est régulièrement le même. Nous passons plus de temps à construire, maintenir et mettre à jour nos rapports qu’à les analyser. A l’échelle d’une entreprise, le temps perdu dans la production/maintenance de tableaux de bord Excel peut s’avérer considérable. Pour s’en rendre compte, il suffit de calculer le temps dédié chaque semaine par le nombre de collaborateurs impliqués. Cela, sans occulter le risque d’erreur lié à ce travail manuel. Dédier davantage de temps à des tâches à forte valeur ajoutée, comme l’analyse, est donc un enjeu majeur de la mise en place d’un véritable outil décisionnel, à travers l’automatisation qu’elle permet.
« Excel ne favorise/facilite pas la transmission des messages … »
Du côté du management, les problématiques sont légèrement différentes mais elles se rejoignent pourtant…Certains managers regrettent en effet une surexploitation des tableaux. Celle-ci est facilitée et incitée par les capacités d’Excel dans ce domaine. Cela rend très souvent les premières analyses plus longues et plus complexes. Ils regrettent que leurs équipes utilisent des tableaux pour faire des analyses descendantes. Explorer des données brutes avec un tableau contenant un nombre incalculable de colonnes et d’indicateurs vous permettra, dans l’absolu, de tout analyser. Mais cela vous noiera surtout dans une masse d’informations beaucoup trop conséquente. Identifier dans le détail ce qui ne va pas avec un tableau de données est important. Il est cependant essentiel de faire ses premières analyses avec des restitutions adaptées, macros et des fonctionnalités d’analyses poussées.
Dans la même lignée, certains managers estiment que les messages ne passent pas correctement. Lors d’une présentation de résultats, les opérationnels peuvent avoir tendance à vouloir s’appuyer sur des niveaux assez fins de détails en exploitant essentiellement des tableaux. Mais le ou les responsables ont besoin de clarté dans les messages. Il faut donc s’appuyer sur des visuels simples et parlants et dérouler, par exemple, un story telling. Les tableaux peuvent toujours être disponibles, en réserve, si des détails sont nécessaires durant la réunion. Définir, et donc se limiter, des indicateurs essentiels et des restitutions claires, lisibles et intelligibles, c’est aussi réfléchir à ce qui fait sens dans notre activité. Ce travail permettra donc aux opérationnels de focaliser leurs actions sur ce qui, finalement, constitue l’essence de leur activité.
L’alternative Power BI pour le reporting
Toutes ces problématiques ont-elles pour autant conduit les directions métier à chercher une alternative ? L’utilisation historique d’Excel tend à penser que non tout comme les réactions face à ces problématiques.
On fouille sur les forums pour trouver de l’aide dans la constitution de son rapport. On râle devant des fichiers qui ne répondent plus, on patiente, on réouvre son fichier mais on ne va jamais chercher à procéder autrement. Cela s’est justifié pendant de très longues années par l’absence d’alternative à un coût similaire. Mais à l’heure actuelle, nous pouvons davantage parler de méconnaissance du marché.
Car, oui, il existe désormais un produit qui va vous permettre de réaliser un reporting métier poussé et pertinent de manière intuitive. Cet outil s’appelle Power BI Desktop.
Power BI est l’outil décisionnel de Microsoft. Il permet de se connecter à de nombreuses sources de données. Puis de construire ses propres rapports en ayant pris soin de transformer/formater ses données si nécessaire. Les capacités de l’outil favorisent la conception de tableaux de bord ergonomiques, agréables à la lecture et qui permettent une analyse pertinente. Et cela, en s’affranchissant, dans une grande majorité des cas, des problématiques de volumétrie. Véhiculer un message devient ainsi plus naturel. Même si les tableaux croisés dynamiques sont toujours réalisables, ce sont bien les représentations visuelles qui sont au cœur de l’outil.
Opérationnels, managers, analystes de données, vous trouverez tous un intérêt à découvrir et utiliser Power BI Desktop.
Pour en savoir plus et découvrir avec une démonstration les capacités de l’outil, n’hésitez pas à venir assister à nos conférences sur le sujet ou à nous contacter.
