L’outil Microsoft Teams vous permet de collaborer facilement avec vos équipes et de communiquer en temps réel sur le travail effectué. Il est simple de prise en main, mais saviez-vous que vous pouvez vous faciliter certaines tâches ? Je vais vous présenter à travers cet article quelques trucs et astuces sur Teams afin de vous aider à en tirer profit.
Chapitre :
- Mentionner dans Teams (@ mention)
- Restaurer un fichier supprimé dans Teams
- Ajouter un connecteur Trello à Teams
- Partager dans Outlook depuis Teams
- Le mode multi-fenêtres dans Teams
Astuce Teams #1 : Mentionner dans Teams (@ mention)
Comment mentionner une équipe ou un canal dans Microsoft Teams et les ainsi les notifier ?
Pour cela, choisissez le canal qui vous intéresse et dans les paramètres du canal, cliquez sur « Notification du canal ». Une fenêtre apparaît et on voit que par défaut, les mentions vont informer dans la bannière et dans le flux. La bannière s’affichera dans la barre des tâches. Le flux se trouve dans la partie « Activité », dans le menu latéral de gauche.
Pour effectuer une mention, il faut aller dans l’onglet « Publication » qui existe par défaut dans tous les canaux Microsoft Teams. Ensuite, saisissez « @ », comme pour notifier quelqu’un. Par exemple, je vais notifier « @damien ». On voit alors une notification apparaître dans la barre des tâches en bas de l’écran. La notification apparaît également dans la partie « Activité ».
Vous verrez apparaître à droite du message le caractère « @ », qui renseigne sur le fait que ce message comporte bien une mention.
Ensuite, vous pouvez également mentionner un canal. Par exemple, je vais mentionner le canal dans lequel je me trouve, « Démo mention ». Donc je saisis le caractère « @ » et j’écris « @Démo mention suivi de mon message. La différence est que, lorsque je mentionne un canal, l’icône qui se trouve à droite de mon message change. Cela me permet de voir qu’on est bien sur une visibilité canal. On a bien reçu la notification dans la barre des tâches et dans la partie « Activité ».
De la même manière, on peut mentionner une équipe. Dans ce cas, je saisis le caractère « @ » suivi du nom de l’équipe que je souhaite notifier et j’écris mon message. Là aussi, j’ai bien la notification dans la bannière et l’icône spécifique à droite de mon message.
Astuce Teams #2 : Restaurer un fichier supprimé dans Teams
Comment peut-on restaurer un fichier qu’on aurait par erreur supprimé d’une équipe Teams ?
Dans une équipe Teams, pour accéder aux fichiers d’un canal, cliquez sur le canal qui vous intéresse. Ensuite, vous cliquez sur l’onglet « Fichiers » qui se trouve à droite de l’onglet « Publications ». Vous retrouverez ici tous les fichiers que vous avez partagés au sein d’un canal d’une équipe.
Pour supprimer un fichier, c’est plutôt simple. Vous sélectionnez le ou les fichiers que vous souhaitez supprimer et vous cliquez ensuite sur « Supprimer ». Il y a bien évidemment un message de confirmation de suppression de fichier mais il peut arriver qu’on supprime par erreur.
Si c’est le cas, pas de panique. Vous ne pourrez effectivement pas restaurer vos fichiers directement dans Microsoft Teams. Par contre, vous allez pouvoir accéder aux sites Sharepoint sur lesquels sont stockés vos fichiers depuis Microsoft Teams. Pour ce faire, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Ouvrir dans Sharepoint ». On accède alors à la bibliothèque où sont stockés les fichiers du canal sur lequel j’étais.
Dans le menu de gauche, vous allez pouvoir accéder à la corbeille du site. Il faut savoir que dans Sharepoint, un élément supprimé reste par défaut pendant 93 jours dans la corbeille de site.
Vous allez pouvoir sélectionner les fichiers que vous souhaitez restaurer puis cliquez sur « Restaurer » dans le menu au-dessus des fichiers. Il faut savoir que les fichiers vont être automatiquement restaurés à l’emplacement d’origine.
Lorsque je vais retourner dans mon canal Teams, je vais aller dans un autre onglet (par exemple « Publications ») pour actualiser mon onglet « Fichiers ». Je change ensuite à nouveau d’onglet pour revenir sur « Fichiers ». Mes fichiers ont bien été automatiquement ajoutés au canal de mon équipe.
Astuce Teams #3 : Ajouter un connecteur Trello à Teams
Comment brancher un connecteur Trello dans une équipe Microsoft Teams ?
Tout d’abord, il faut savoir que Trello s’intègre très bien à Microsoft Teams. Il existe un connecteur, un onglet, et également une application Microsoft Teams qui intègre un bot conversationnel et différents onglets de type tableau de bord. Donc cette application est assez intéressante à utiliser.
Ce qui va nous intéresser ici, c’est le connecteur Trello. Pour brancher un connecteur Trello, il faut aller dans une équipe sur un canal et cliquez sur les trois petits points. Ensuite, cliquez sur « Connecteurs ». Microsoft Teams va alors vous proposer une liste de connecteurs disponibles, dont le connecteur Trello.
Je clique donc sur le bouton « Configurer » en face de Trello. Dans la fenêtre, vous allez devoir vous connecter avec votre compte Trello. Une fois que vous êtes authentifié, vous allez choisir le tableau de bord sur lequel vous souhaitez recevoir les notifications.
Par défaut, les notifications sont activées sur les cartes créées, les cartes déplacées, les commentaires et l’ajout d’un membre à une carte. Il y a également d’autres options disponibles que vous pouvez paramétrer. Par exemple, vous pouvez recevoir des notifications sur les tableaux, sur les listes ou encore sur les listes de contrôle. N’oubliez pas d’enregistrer vos paramètres.
Mon connecteur est alors branché sur mon canal. J’ai reçu une notification qui me le confirme. Je vais ensuite aller sur Trello et le tableau de bord que j’avais sélectionné. J’ajoute une carte et je retourne sur Microsoft Teams. Je vois alors que j’ai reçu un message « Card created – « nom de la carte ». Par contre, les messages de Trello sont toujours en anglais…
Ce qui est vraiment intéressant, c’est que depuis cette carte, je peux ajouter un commentaire directement depuis Microsoft Teams. Donc j’écris mon commentaire, et lorsque je me rends sur mon tableau dans Trello, je m’aperçois que le commentaire a bien été pris en compte. Il existe d’autres options comme la possibilité de mettre une date d’échéance, de déplacer une carte ou de se rendre directement sur le tableau Trello.
Astuce Teams #4 : Partager dans Outlook depuis Teams
Comment partager dans Outlook depuis Microsoft Teams ?
Quand vous êtes dans une conversation dans une équipe Teams, on vous partage du contenu qu’il peut être intéressant de capitaliser. Pour ce faire, vous pouvez faire des capitalisations directement depuis Microsoft Teams en utilisant l’option « Enregistrer ». Mais vous pouvez aussi partager du contenu à des personnes via des mails.
Par exemple, une publication m’intéresse et j’aimerais bien la partage à quelqu’un via un email. Pour réaliser cette action, je vais cliquer à droite de la publication sur les trois petits points pour pouvoir accéder aux options. Je clique ensuite sur « Partager dans Outlook ». Une fenêtre pop-up apparaît avec le fil et le contenu de la discussion. Je vais écrire l’email de la personne avec laquelle je souhaite partager le contenu et je clique sur « Envoyer ». Un mail va ainsi être généré et envoyé à la personne avec laquelle je souhaite partager l’information.
L’avantage de l’envoyer par mail, c’est que même si le message est supprimé de Microsoft Teams, vous aurez une copie de ce message dans vos mails. Si vous utilisez la fonction « Enregistrer », alors si le message est supprimé de Teams, vous n’aurez plus accès au contenu.
Si je souhaite voir à quoi ressemble le mail, il me suffit de me rendre dans ma boîte mail Outlook, dans « Éléments envoyés ». Je vais y retrouver le mail qui a été généré par Microsoft Teams.
Astuce Teams #5 : Le mode multi-fenêtres dans Teams
Au mois de mai 2020, une nouveauté est apparue dans Microsoft Teams. C’est la fonctionnalité multi-fenêtres.
Pour pouvoir l’utiliser, il faut se placer sur le module « Conversations ». Ensuite, il faut choisir une conversation avec une personne ou un groupe. Attention, cela ne fonctionne ni avec les conversations de réunion ni avec les conversations lié à un chatbot.
Je vais dans la conversation et quand je survole la ligne, j’ai une petit icône qui est apparue. Quand je place ma souris dessus, j’ai un texte pop-up qui m’indique que je peux séparer la conversation pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre.
Je peux aussi y accéder en cliquant sur les trois petits points puis choisir « Séparer la conversation pour l’ouvrir dans une nouvelle fenêtre ». Et j’ai également l’icône qui apparaît en haut à droite de la conversation.
Si je clique sur l’icône, ma conversation apparaît dans une nouvelle fenêtre. Je peux en parallèle utiliser mes équipes, mes réunions, etc., et avoir la fenêtre de conversation qui est ouverte.
De plus, il existe encore un autre moyen d’accéder à cette fonctionnalité. Je peux depuis une équipe, survoler l’image d’une personne, double cliquer dessus, et la fenêtre de conversation s’ouvrira dans une fenêtre séparée.
Enfin, depuis l’automne 2020, les réunions Teams sont également ouvertes dans une nouvelle fenêtre automatiquement.
