« Votre entreprise est-elle prête pour Copilot ? » : tout DSI, client de Microsoft 365, s’est forcément déjà posé cette question, tant l’IA générative a fait parler d’elle et tant le marketing sur Copilot a été immense. Mais la réponse à cette simple question est complexe. On va essayer d’y répondre.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : Un révélateur de la santé de Microsoft 365
On l’évoque assez régulièrement dans nos formations ou nos communications, Copilot va être un révélateur de la santé de Microsoft 365. Si votre tenant Microsoft 365 est bien géré alors Copilot va permettre d’accélérer, améliorer certains processus. Au contraire, si certains problèmes ont été mis sous le tapis, il va être un révélateur, un amplificateur de ces problèmes. Parmi les problèmes possibles, on peut trouver par exemple, une mauvaise gestion des droits sur Sharepoint.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : Les usages
Afin de qualifier la meilleure façon de déployer Copilot, il est essentiel d’identifier les bons utilisateurs pilotes et par extension les usages pertinents. 100% des clients que l’on a accompagnés chez SmartView ont commencé par un groupe pilote. Cela s’explique principalement par le coût / mode d’engagement de la licence et par l’incertitude de la valeur de l’IA générative dans l’organisation. Bien souvent, le groupe pilote correspond au CODIR plus certains membres de la DSI. A mon avis, une meilleure façon de procéder est d’identifier des profils qui pourraient tirer profit de Copilot. Quelques exemples :
- Gros consommateurs de réunions et rédacteurs de compte-rendus. C’est personnellement mon cas, et pour le coup, Copilot m’apporte beaucoup de valeur sur ça. Mais ce n’est pas suffisant.
- Gros générateurs / lecteurs de documents complexes.
- Utilisateurs recevant énormément d’emails.
On peut estimer qu’une période de 3 à 6 mois (avec des partages de connaissances mensuels) est cohérente pour avoir un pilote pertinent.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : L’usage existant de l’IA Générative dans l’organisation
La sécurité et la confidentialité sur des outils d’IA générative ne s’abordent pas comme sur des outils plus classiques. Comme évoqué lors des paragraphes précédents Copilot va être un révélateur des problèmes de confidentialité existants sur Microsoft 365, comme des droits Sharepoint mal configurés. Une dimension nouvelle apportée par l’IA générative est la préservation des données de l’entreprise saisies dans les prompts. En effet, certains outils permettent aux modèles (les fameux LLM) de s’enrichir à partir des données saisies par les utilisateurs dans les invites. C’est notamment le cas de ChatGPT en version Free et Plus. Copilot pour Microsoft 365 garantit que les données saisies de l’organisation restent dans l’organisation (modulo peut être les éventuels plugins qui voient transiter les invites, toutes les informations importantes se trouvent ici).
Partant de ce constat, il est impératif, même sans déployer Copilot, d’avoir une stratégie relative à un usage responsable de l’IA générative dans l’organisation. Une première étape est déjà d’avoir des règles de bonnes pratiques relatives à l’usage de l’IA générative dans l’organisation, expliquées et partagées avec tout le monde. Mais ce système a ses limites, car il repose exclusivement sur la confiance. En fonction du contexte de l’entreprise, il peut être intéressant d’aller plus loin et de verrouiller techniquement certains outils / usages.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : La gestion documentaire
L’une des forces majeures de Copilot est son accès au Microsoft Graph qui permet l’accès aux données de l’utilisateur sur Microsoft 365 (pour en savoir plus sur Graph). Dans la plupart des outils, les données accessibles pour un utilisateur se font dans un périmètre maitrisé (ses emails, son calendrier, ses conversations Teams, son OneDrive). Cependant, pour Sharepoint spécifiquement, la qualité des données va avoir un impact majeur, et ce sur plusieurs aspects.
- La préservation de la confidentialité : c’est-à-dire s’assurer que l’utilisateur n’a accès qu’à ce à quoi il est censé avoir accès.
- Par extension, la maitrise des partages : je le répète à tous mes clients. Attention, le mode de partage par défaut dans une organisation n’est pas du tout sécurisé. Il faut s’assurer que les partages se font dans une étendue maitrisée (dans 90% de cas avec le mode « des personnes spécifiques ») et dans un temps donné.
- La qualité du contenu accessible : c’est-à-dire s’assurer que les documents stockés sur le Sharepoint sont de bonne qualité (pas de V1, V2, V20241122 par exemple) et pas obsolètes. Une gouvernance du cycle de vie de la donnée documentaire est systématiquement intéressante et bien souvent nécessaire pour déployer Copilot.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : L’audit
Si vous n’êtes pas en capacité de répondre précisément à ces 3 sujets (cas d’usage, utilisation d’IA Générative dans l’organisation et gestion documentaire) alors il parait pertinent d’auditer votre organisation avant le déploiement de Copilot. Cela permettra également de dimensionner au mieux les coûts d’acquisition de licences et le plan de formation.
NB : chez SmartView, nous avons développé un outil d’audit automatique des usages du tenant Microsoft 365 : 365Metrics.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : La formation
L’intégration de Copilot est un réel changement de paradigme dans la façon de collaborer. Les fonctionnalités sont très nombreuses et les incompréhensions des utilisateurs / décideurs le sont sans doute encore plus.
C’est là encore un prérequis indispensable à plusieurs titres :
- Confronter la stratégie avec des cas d’usage du quotidien
- Connaître l’état de l’art pour augmenter les chances de succès de l’adoption
- Se mettre à niveau sur les nouveautés
- Sécuriser les usages de l’IA générative
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : La mesure
Comme pour tout déploiement d’outil informatique, il est essentiel de mesurer son activité pour permettre d’extrapoler des informations essentielles.
- L’adoption de l’outil par les utilisateurs et par extension de potentiels besoins de formation.
- Le retour sur investissement. Pour Copilot en particulier c’est un sujet complexe qui ne se suit pas qu’au travers du prisme du temps gagné. Mais cette dimension est importante à mesurer, surtout pour celle ou celui qui paye les licences !
- L’identification d’utilisateurs demandeurs de licences.
- L’identification d’usages à risque.
- La détection d’optimisation financière : par exemple des utilisateurs avec une licence payante n’ayant aucune activité sur l’outil.
NB : Pour cela, vous pouvez également utiliser notre outil 365Metrics.
Votre entreprise est-elle prête pour Copilot : Les opportunités
Au-delà de tous ces aspects, Copilot et l’IA générative au sens large challenge aujourd’hui les processus d’une majorité d’entreprises. Certains points me paraissent intéressants à mettre en exergue sur l’avenir de l’IA Générative à court terme en dehors des sujets IT :
- Avantage concurrentiel : c’est un peu le baby-foot d’il y a 15 ans. Disposer d’un outil d’IA générative comme Copilot peut clairement être un avantage compétitif dans le cadre de recrutements.
- RSE : l’impact environnemental (même s’il est très complexe à chiffrer) de Copilot n’est clairement neutre. Son déploiement doit clairement être l’opportunité de définir un usage sobre de l’IA générative et de l’informatique au sens large. A l’inverse, il peut être un appui pour accélérer la démarche RSE de l’organisation.
