Utiliser les outils Microsoft 365 déjà déployés pour répondre aux exigences de Qualiopi. C’est l’objectif des deux organismes de formation du groupe Intescia. Dominique Begue, formateur, explique la démarche initiée par une formation SmartView. Rencontre avec Joëlle Ruelle, responsable des services Microsoft 365 et MVP chez SmartView.
Joëlle : Pour commencer, pouvez-vous nous dire quelques mots sur Intescia ?
Dominique : Le groupe Intescia au travers de sa plateforme de business intelligence, transforme la donnée en opportunités d’affaires. Il regroupe plus de 400 collaborateurs autour de 4 entités :
- Doubletrade dont l’activité de veille des marchés publiques remonte à 1998
- Corporama pour la prospection commerciale et le ciblage marketing
- Scores & Decisions sur la solvabilité des entreprises
- Edisys sur la veille et l’aide à la réponse aux appels d’offres pour le monde du BTP
Joëlle : Vous êtes également un organisme de formation ?
Dominique : Oui, Doubletrade et Edisys proposent des formations sur les thématiques des marchés publics.
Joëlle : Et vous, quel est votre rôle ?
Dominique : Je forme nos collaborateurs internes, comme les équipes commerciales et les managers. Nous avons des formateurs experts des marchés publics qui forment nos clients et prospects.
Joëlle : Les services du Groupe sont proposés sous forme d’abonnements. Est ce que les formations suivent ce modèle ?
Dominique : La formation reste une offre bien distincte des autres services de Doubletrade et Edisys, les formations sont donc facturées selon un catalogue de prestations pré-établi.
Mise en conformité Qualiopi et les outils Microsoft 365
Joëlle : De quelle manière la mise en conformité Qualiopi a-t-elle affecté la gestion administrative des formations ?
Dominique : Le Référentiel National Qualité (RNQ) nous oblige à mettre en place le suivi et l’amélioration continue des formations proposées à nos clients. Les outils Microsoft Office sont déployés au sein du groupe, reste à les paramétrer pour rationaliser la gestion des formations.
Joëlle : Quand avez-vous déployé les outils Microsoft ?
Dominique : Au départ, nous avons mis en place un Sharepoint dédié à la formation interne pour nous permettre de tracer l’activité. Ensuite, Nous avons recherché comment aller plus loin et exploiter plus le potentiel des outils. En effet, certains collaborateurs avaient déjà essayé Power Automate. Nous nous sommes donc posé la question de comment l’exploiter au mieux pour gagner du temps en productivité sur certaines tâches chronophages liées aux activités de nos organismes de formation, par exemple.
Joëlle : Aller plus loin avec Microsoft 365 pour la formation, pour vous qu’est ce que ça signifie ?
Dominique : La solution Microsoft 365 en place répond aux besoins de notre activité de formation. À présent, nous souhaitons optimiser les outils par exemple pour gérer les livrables fournis aux participants.
Utiliser Microsoft 365 pour le référentiel Qualiopi
Joëlle : Avant de solliciter SmartView, vous aviez déjà commencé le déploiement de Microsoft 365 ?
Dominique : Oui, des tutos en ligne nous ont éclairés dans une démarche de curiosité, c’est ainsi que j’ai découvert SmartView. Nous avons ensuite eu l’idée d’utiliser Microsoft 365 pour répondre aux exigences du référentiel Qualiopi. Pour mettre en place des processus nous permettant de suivre et de stocker les éléments de preuves demandées lors de l’audit Qualiopi via Microsoft 365, nous avions besoin de formations plus concrètes et personnalisées et c’est pour cela que nous avons fait appel à SmartView .
Joëlle : Quelle place donnez-vous à Microsoft 365 ?
Dominique : La suite Microsoft 365 peut être une aide précieuse dans le quotidien des formateurs, qui auront besoin eux-mêmes de maintenir la solution technique mise en place. Cela suppose une bonne compréhension et bon usage des outils Office 365 les plus appropriés.
Joëlle : Utilisez-vous l’automatisation dans le processus de formation ?
Dominique : Oui pour des choses basiques comme les notifications, les réponses aux questionnaires de satisfaction, l’envoi de mails, etc.
Joëlle : Comment pensez-vous aller plus loin ?
Dominique : Aujourd’hui, les conventions de formation sont réalisées manuellement, cela prend du temps. Nous aimerions déployer un processus plus automatisé pour cette action.
L’accompagnement SmartView sur les outils Microsoft 365
Joëlle : Qu’avez-vous pensé de l’accompagnement de SmartView sur Microsoft 365 ?
Dominique : J’ai aimé le fait que SmartView a su s’adapter à notre besoin en nous proposant une formation sous forme d’ateliers basés sur des sujets spécifiques. Damien Celle, le formateur SmartView, est très professionnel et a parfaitement compris notre besoin..
Joëlle : Avez-vous pu réellement mettre la formation en pratique ?
Dominique : Oui, Damien nous a fait travailler sur des cas concrets identifiés ensemble avant la formation et nous avons travaillé sur notre propre Sharepoint.
Joëlle : Avez-vous identifié des choses à améliorer sur cet accompagnement au déploiement de Sharepoint pour Qualiopi ?
Dominique : Certaines choses nous ont déroutées. Lorsque Damien a montré que pour contourner certaines limitations des outils nous devions écrire du code, on s’est dit “c’est pas pour nous !”. Tant que ça reste ludique (connecteurs, flux, template), ça passe, sinon on passe à du développement informatique.
Les formations Microsoft 365 par SmartView
Joëlle : Comment avez-vous jugé le niveau d’interaction avec SmartView ?
Dominique : L’accompagnement SmartView s’est très bien passé, avec un haut niveau d’expertise et d’efficacité de l’intervenant, très content de la relation. Pour une formation à distance, c’était très bien. Nous avons appris beaucoup de choses. Damien était très pédagogue et très impliqué. Concernant la mise en œuvre, après seulement 3 jours d’ateliers, c’est compliqué voir frustrant car nous n’avons pas encore eu le temps de continuer ce que nous avons commencé à mettre en œuvre avec Damien. En toute transparence, nous devons encore beaucoup travailler sur le sujet.
Joëlle : Des choses à ajouter sur la formation SmartView ?
Dominique : J’ai aimé votre réactivité. Les choses se sont mises en place assez rapidement (comprendre les outils et voir ce qu’on peut en faire). Je suis satisfait. Au départ, j’avais 2 ou 3 offres de formation. Faire de la “formaction” sous forme d’atelier a été décisif dans notre choix pour SmartView. Les 3 participants internes dont je fais partie, avons joué le jeu et consacré 3 jours à cette formation spécifique…
Joëlle : Comment avez-vous remonté ce besoin auprès de la Direction ?
Dominique : Grâce à SmartView, nous savons dorénavant que nous pouvons optimiser ces outils pour répondre au besoin de conformité Qualiopi. Nous avons élaboré une expression de besoins, un cahier des charges. Reste maintenant à voir qui va y répondre en interne. Une chose est sûre : sans un accompagnement et une prise en main, par notre DSI, nous risquons d’y passer trop de temps. Je suis formateur, pas informaticien.
En conclusion
Joëlle : Comment pensez-vous faire évoluer Microsoft 365 ?
Dominique : Côté formation, nous avons très bien en tête le résultat à obtenir, et, comment le construire avec Microsoft 365, mais nous aurons certainement besoin d’une aide technique et de spécialistes pour avancer. Il s’agit notamment de créer les workflows de validation et les tableaux de bord (Dashboards PowerBI).
Joëlle : Beau projet ! On attend avec impatience la suite. En attendant, je vous souhaite de réussir votre certification Qualiopi. Merci encore d’avoir pris le temps de répondre à mes questions.
