Depuis Décembre 2020, SmartView est devenu partenaire d’un éditeur d’une suite de plugins Atlassian, Tempo.
La suite Tempo, c’est un ensemble de plugins : Tempo Timesheets, Tempo Planner, Tempo Budgets et Cost Tracker for Tempo.
Ils permettent de gérer les feuilles de temps, le planning des équipes et les budgets directement dans Jira. Edités depuis 2009, les produits Tempo équipent aujourd’hui plus de 20 000 entreprises à travers le monde.
Pourquoi nous préférons limiter l’utilisation de plugins sur des instances Jira ?
Comme nous l’avons vu précédemment, nous nous efforçons lors de chacune de nos interventions de proposer à nos clients des solutions simples et rapides à utiliser et à administrer. Cela nous permet de limiter autant que possible le nombre de plugins que nous déployons.
De plus, chez SmartView, nous avons à coeur de travailler avec les valeurs et méthodes agiles. Celles-ci guident l’ensemble de nos interventions et bien souvent les organisations de la plupart de nos clients.
Ainsi, il est vrai que les notions de planifications et de suivis des temps d’une granularité très fine des plugins Tempo nous apparaissaient comme étant peu compatibles avec ces valeurs et méthodes agiles que nous prônions.
Pourtant, force est de constater que les promesses de la suite Tempo paraissent souvent attrayantes pour le Top management et les contrôleurs de gestion. À l’inverse, la mise en place de ce type de plugins de suivi des temps est souvent perçue par les équipes utilisatrices comme une « bureaucratisation » des outils Atlassian. Surtout que ceux-ci peuvent alourdir sensiblement l’utilisation quotidienne de Jira qui est initialement consacré à leurs « vrais métiers » (développement, tests, supports, release…)
La valeur produite par les équipes informatiques qui travaillent sur les outils Atlassian est visible et mesurable à travers les logiciels produits et les services apportés aux autres métiers d’une organisation. Il est cependant souvent très difficile d’en mesurer avec précision les coûts, et surtout de les ventiler correctement et simplement entre les différents projets ou process d’une DSI.
Un outil comme Jira ne peut répondre de façon exhaustive, simple et automatique à ce besoin légitime.
Notre retour d’expérience client sur la suite de plugins Tempo
Nous avons travaillé de manière presque simultanée avec deux clients utilisateurs de la suite Atlassian. Leurs activités, tailles et organisations sont très différentes mais leurs problématiques ont été similaires :
- Comment contrôler et valider rapidement les temps facturés par les prestataires ?
- Comment distinguer facilement les charges et les immobilisations d’une DSI ?
Pour répondre à ces deux problématiques, nous avons décidé de nous plonger – avec appréhension je dois l’admettre – dans l’univers de Tempo.
À l’issu d’une étude détaillée, nous avons été convaincus que la suite Tempo permettrait de répondre à ces questions.
Le défi de la réussite de mise en œuvre résidait selon nous dans deux facteurs clés de succès :
- Maîtriser les outils Tempo pour être en mesure de proposer une solution simple et évolutive, et surtout éviter l’effet «usine à gaz ».
- Réussir l’adoption de la solution par les utilisateurs, en évitant les craintes de contrôle de la part du management et de complexité inhérentes à ce type de projet.
C’est donc pour mieux comprendre les subtilités des concepts Tempo que nous nous sommes initialement rapprochés des équipes de Tempo. Elles ont pris le temps d’analyser avec nous nos cas d’usage. Et elles nous ont aidé à arbitrer au mieux les différents scénarios envisagés :
- Comment garantir une solution ergonomique pour les utilisateurs finaux, simple et robuste à administrer ?
- Comment structurer les demandes, comptes et équipes Tempo pour faciliter les saisies de temps ? Le tout, en permettant de produire rapidement des reportings aux niveaux projets, programmes, services et fournisseurs ?
- Quelle option retenir pour la gestion des TJM des prestataires ? Les intégrer dans Jira et Tempo ou les déporter dans un référentiel externe Excel ou Power BI ?
À l’issue de cette phase de conception, nous avons abouti à deux solutions proches pour nos clients. Celles-ci n’ont évidemment pas été similaires compte tenu des besoins de reporting et des organisations différentes entre nos deux clients.
Mise en oeuvre de la solution Tempo
L’option retenue la plus structurante était de ne pas demander aux utilisateurs de saisir leur temps sur les demandes « opérationnelles » comme les users stories ou les bugs. À la place, nous leur avons proposé de créer des projets et demandes Jira spécifiques qui correspondent à des unités budgétaires ou types d’activités qu’ils souhaitaient monitorer.
Nous avons ensuite pu réaliser les mises en production. Afin de faciliter l’adoption de la solution, la communication projet a été axée sur deux axes :
- Pourquoi saisir ses temps dans Tempo ? Nous avons rappelé les enjeux attendus pour l’organisation et les différentes équipes.
- La simplicité de la saisie des temps dans Tempo. Nous nous sommes appuyés sur l’ergonomie des outils, leurs intégrations à Jira, ainsi que sur des équipes pilotes ambassadrices de la solution.
Enfin, la dernière étape a été le transfert de compétences. le but était de permettre aux équipes de nos clients d’être autonomes dans l’administration et l’évolution de leurs solutions Tempo.
Nous avons impliqué nos clients dès la phase de cadrage du projet. De cette manière, nos interlocuteurs se sont naturellement approprié les nouveaux concepts et fonctionnalités des plugins Tempo pendant la phase de mise en œuvre.
Nous avons également accordé une attention toute particulière à la documentation des solutions mises en oeuvre. Cette phase est importante car elle permet de garantir la stabilité de la solution. Pour cela, nous leur avons détaillé non seulement les paramétrages réalisés, mais également les raisons des choix d’architectures et leurs impacts.
Quelle conclusion tirer de ces deux expériences ?
Pour suivre les temps d’une DSI, l’intégration de la suite Tempo à Jira est une option intéressante. Cependant, elle doit découler d’un réel besoin et non d’une volonté de contrôle des équipes de la part du management.
De plus, il est nécessaire de favoriser la simplicité et l’ergonomie de la solution afin de ne pas complexifier une instance Jira. Celle-ci doit rester souple, évolutive et aider les équipes sans leur donner plus de travail.
Enfin, dès lors que les équipes sont impliquées et qu’elles comprennent l’intérêt d’un outil de suivi des temps comme Tempo, l’adoption de la solution peut se faire rapidement et facilement à l’échelle d’une DSI de plusieurs centaines de collaborateurs.
Merci à nos clients pour leur confiance, et merci aux équipes Tempo pour leur support !
N’hésitez pas à nous contacter si vous souhaitez savoir comment mettre en place les plugins Tempo dans votre entreprise.
