Le DSI d’un client dans le domaine de la santé cherchait à réduire les coûts de son parc de ses 500 utilisateurs Microsoft. Il témoigne de son expérience avec SmartView et 365Metrics. Développé avec la Power Platform, l’outil 365Metrics de SmartView permet d’auditer l’usage des licences Microsoft. Jean-Christophe Denis, ingénieur d’affaires chez SmartView, a rencontré le client dans le secteur de la santé (l’entreprise souhaite garder l’anonymat)
Dans quel contexte êtes-vous venus à nous ?
Je suis arrivé récemment dans la société. Le directeur financier m’a très vite sensibilisé et alerté sur l’accroissement régulier et continuel des coûts de Microsoft depuis maintenant quelques années.
À quelques semaines du true up, nous avons commencé à essayer de chercher par nous-même, avec les logs et outils à notre disposition, ce qu’il en était de l’usage de notre licence Microsoft. Nous avons trouvé quelques pistes, mais rien de concluant. De ce fait, j’ai recherché sur internet des partenaires et/ou solutions permettant de faire cet audit de l’usage de la licence Microsoft, et je suis tombé sur SmartView.
L’idée était vraiment de faire un point sur l’usage des licences Microsoft. L’entreprise n’avait pas fait de bilan précis depuis des années. Je pressentais qu’il y avait quelque chose à faire. Entre les personnes qui sont parties de l’entreprise, ceux qui ont changé de fonction, etc… il y avait un bon ménage à faire, selon moi, après plusieurs années d’historique.
Vous parliez de « croissance des coûts », il peut y avoir plusieurs raisons à cela comme la croissance des effectifs, davantage de licences Microsoft, davantage de produits ou augmentation des coûts de vente chez Microsoft. Chez vous, quelle était la raison ?
Là est toute la difficulté. Nous sommes une société en pleine croissance. Mon prédécesseur donnait comme raison que l’accroissement des coûts était dû à l’augmentation des collaborateurs. Ce qui est selon moi vrai mais il n’y a pas que cela… Il nous fallait ainsi quelque chose de concret pour le démontrer, factuellement.
Peut-on revenir rapidement sur l’équipement en licences Microsoft que vous avez chez vous ?
Nous avons la Suite Office 365. Nous avons aussi beaucoup de licences Microsoft Project, alors que nous avons déployé un an auparavant un nouvel outil de gestion de projet pour justement remplacer Microsoft Project. Et puis, nous avons aussi beaucoup de licences Microsoft Visio. Et également du Dynamics, avec un enjeu de coûts importants.
Quel est votre rôle dans la société ?
Je suis arrivé en Novembre 2021 dans la société, en tant que responsable informatique groupe. Il s’agit d’une création de poste. Il y avait un responsable France, mais compte tenu de la croissance de la société à l’étranger, la société a choisi de recruter un responsable information groupe.
Quel est votre domaine d’activité ? Sa spécificité ?
La société a deux marchés : l’esthétique et le médical.
Notre produit principal est une machine capable de reproduire une technique de massage précise, habituellement pratiqué par les kinés ou esthéticiennes. Cette machine a des techniques et propriétés particulières : à la fois esthétique, pour éliminer la cellulite, et à la fois médicale, pour résorber les cicatrices.
Nous avons donc conçu cette machine pour reproduire ces techniques de massage et l’améliorer. Nous n’avons pratiquement pas de concurrents. Nous nous positionnons ici sur un produit de haut de gamme. Elle est complétée par une gamme de cosmétiques depuis quelques temps.
Grâce à cette innovation, la société est en pleine croissance, avec des ouvertures de filiales à l’étranger chaque année. Nous comptons aujourd’hui 500 personnes, avec un chiffre d’affaires de 100 millions d’euros.
Qu’avez-vous trouvé en premier quand vous nous avez cherché ?
Je ne me souviens plus de ce que j’ai tapé exactement dans le moteur de recherche, mais il me semble que votre outil 365Metrics est sorti le premier. Je suis ensuite tombé sur plusieurs sites, plusieurs sociétés et plusieurs outils. J’en ai sollicité deux ou trois, dont deux qui m’ont répondu. Nous avons rapidement accroché , notamment de par les réponses que vous m’aviez donné.
Peut-on dire que vous aviez un Enterprise Agreement avec Microsoft, avec un prix plus abordable ?
Oui, il n’y a pas de secret. En résumé, les enjeux étaient dans un premier temps, de comprendre pourquoi les coûts augmentaient et dans un second temps, d’avoir des éléments pour négocier le True up.
365Metrics fait aussi l’audit des usages, vous êtes-vous servi de ces résultats, allez-vous vous en servir, ou bien au contraire, était-ce l’aspect financier qu’il l’emportait avant tout ?
L’objectif était de travailler sur l’aspect financier. Avoir des informations au-delà de cet aspect était la bonne surprise. Cela nous aidera à comprendre dans quelle mesure et comment les outils collaboratifs sont utilisés, ou non, chez nous. Nous avons eu des informations également sur l’aspect sécurité, nous ne les avons pas encore pleinement exploitées, mais nous les avions notées. C’était un peu comme la cerise sur le gâteau ! C’est une bonne idée d’avoir plusieurs axes d’analyses pour vos clients.
Aviez-vous un objectif de ROI avant de démarrer la démarche ?
J’avais en tête un montant d’économie que j’escomptais. Ce montant a d’ailleurs été largement dépassé. L’idée était de trouver une solution qui coûte au maximum le montant que j’estimais, une solution qui se « rembourse » par l’économie qu’elle génère, a minima.
Comment avez-vous estimé ces économies ? Par expérience ?
En effet, de par mon expérience passée, et aussi aux quelques recherches que j’avais faites en exploitant moi-même les logs Microsoft.
Il me semble que lorsqu’on a commencé à travailler ensemble, 365Metrics n’embarquaient pas toutes vos licences Microsoft. SmartView a d’ailleurs mis à jour l’outil pour répondre à vos besoins .
Oui, en effet, c’est le cas pour Dynamics. Et c’est finalement d’ailleurs, un des axes sur lequel nous avons généré le plus d’économie.
Comment s’est déroulé la prestation 365Metrics ?
Au-delà du coût de votre prestation, il n’y avait pas que l’outil. Il y avait aussi le conseil qui était important pour nous.
On était proche du True up, on ne pouvait pas passer beaucoup de temps sur ce projet. Et cela a été l’autre bonne surprise. Cela a été déployé très très rapidement, avec peu de prérequis. Je tenais à le mettre en avant.
Le True up est passé, qu’avez-vous réussi à renégocier ?
Au niveau des tarifs, nous n’avons pas renégocié car nous avons un tarif fixe qui court encore sur 2 ou 3 ans.
Quelle va être la suite, pour la partie usage ?
On a bien vu que votre solution permettait d’avoir des analyses sur ces usages.
On peut dire que nous sommes au début du déploiement de SharePoint et Teams, du moins c’est déjà en place. Mais nous avons la volonté d’accélérer le déploiement de ces outils et l’adhésion en 2022. Il est probable qu’on souhaite mesurer l’adoption à l’issue de ce déploiement.
Quelle économie avez-vous réalisé sur vos licences Microsoft ?
On a généré une économie de 9%, ce qui est non négligeable à notre niveau. Surtout si on rapporte cela au coût de votre prestation / solution, c’est bénéfique.
