Risque majeur #1 de la collaboration en entreprise : laisser la messagerie « gérer » la collaboration
Faites une petite expérience à l’occasion : marchez librement sur un endroit plat, sans aucun obstacle, sans aucun risque à l’horizon (un espace vert, une plage, un terrain de sport)… puis fermez les yeux. Essayer de continuer à marcher dans une direction sûre sans ouvrir les yeux. Et comptez. Vous serez surpris de ‘voir’ qu’arrivé(e) à 10-15-20 pas, vous aurez envie d’ouvrir les yeux…. ou de vous arrêter.
Maintenant faites la même chose avec votre outil de messagerie préféré. Fermez-le, continuez à travailler librement et comptez combien d’heures (ou de minutes) vous pouvez vous en passer. Généralement, vous ne tiendrez pas une demi-journée. Pourtant, sauf quelques cas rares, le monde ne va pas s’arrêter si vous ne répondez pas dans l’heure (voire la minute) à vos correspondants.
C’est bien là le désastre qu’a provoqué la messagerie dans son usage en entreprise ; plus qu’un outil de travail (par ailleurs fort simple et pratique), elle constitue pour chaque collaborateur une « drogue dure » difficile à combattre.
La messagerie est devenue la « killer app » parfaite depuis plus de 20 ans !
Elle sature les collaborateurs de messages pas toujours pertinents et elle cannibalise leur temps (certains collaborateurs passent plus de 30% de leur temps à lire et écrire des messages; faites l’expérience de votre côté et mesurez…). Votre temps est précieux, or bon nombre de ces messages ne méritaient pas (vraiment) d’être lus ou écrits.
Elle entraîne un « zapping » permanent, peu propice à la concentration et à l’échange. Or la majorité des « travailleurs du savoir » (pour reprendre l’expression de Peter DRUCKER) créent de la valeur pour l’entreprise dans un état de concentration sur un sujet donné à un moment donné. L’e-mail empêche généralement d’atteindre ce niveau de concentration, de créer du savoir et de prendre des décisions complexes de haut niveau.
Elle sert d’écran d’accueil, d’agenda, de fil rouge de la journée pour les collaborateurs. Or les collaborateurs ont besoin d’établir leur propre plan d’action pour être efficaces et de prioriser les sujets réellement urgents / importants dans leur agenda. La messagerie les en détourne sans cesse (accentuant l’effet de procrastination sur les sujets complexes mais essentiels demandant un vrai effort dans la durée).
Un outil asynchrone mal utilisé
Elle est utilisé comme un outil synchrone (en temps réel) alors que c’est un outil asynchrone (différé). Ajoutez à cela les notifications visuelles (de type pop-up) ou pires, sonores (bienvenue à la fête foraine) et vous êtes totalement sous contrôle de votre e-mail. Imaginez-vous passer la journée à côté de votre boite aux lettres pour voir si le facteur est passé ou passera; c’est exactement ce que nous faisons avec l’e-mail…
La messagerie n’est pas centrée sur le partage ni sur la sécurisation des informations (c’est une sorte de fax !). Elle conduit à la dissémination des informations et à l’absence de capitalisation des connaissances. La messagerie n’est pas faite pour gérer des informations mais pour en envoyer / recevoir. C’est un peu comme confondre une boite aux lettres avec une bibliothèque. Les systèmes d’archives, personnels et non partagés ne sont que des pis-aller. C’est une erreur profonde de considérer les archives de messagerie comme des informations personnelles : ce sont les éléments de travail associés à la fonction de la personne qui doivent être mutualisés et capitalisés par l’entreprise. Combien d’informations utiles perdues lors d’une migration, d’un crash de disque dur ou d’un départ d’un collaborateur ?
La messagerie est devenue au fil du temps un véritable problème pour la collaboration en entreprise…
Mais de tous les défauts exposés précédemment, le plus grave c’est que la messagerie empêche l’émergence des autres outils et des bonnes pratiques collaboratives.
En saturant le temps utiles des collaborateurs, en leur donnant l’illusion qu’ils « gèrent » des informations et les relations avec un fax, la messagerie empêche l’entreprise de progresser vers une collaboration dont elle a pourtant profondément besoin.
